أصبحت برامج إصدار الفواتير الالكترونية واحدة من أهم عوامل تنمية الشركات وزيادة إنتاجها، وذلك بسبب قدرتها على توفير تكاليف المُعاملات المالية الخاصة بالشركات وإنهاء المهام بشكلٍ فعال وأكثر أمانًا، لذلك يجب أن تحرص الشركات على استخدام أفضل برنامج اصدار فواتير الكترونية من أوتو براكتس لتحقيق أفضل النتائج المُمكنة، وفيما يلي سوف نطلع على الكثير من المعلومات الهامة عن ماهية هذه البرامج وكيفية الاستفادة من مميزاتها الكثيرة لتحسين مستوى الإنتاج.
ما هو برنامج اصدار فواتير الكترونية
تحرص الشركات على تعزيز خدماتها الالكترونية ومنها ايضا استخدام برنامج نقاط البيع مفتوح المصدر، وذلك لمواكبة التطور العالمي في مختلف المجالات التكنولوجية، ومن بين هذه الخدمات برنامج اصدار فواتير الكترونية، وهو منصة تسمح للشركات بإنشاء وإرسال واستلام جميع الفواتير الخاص بها بشكلٍ الكتروني، كما يعمل هذا البرنامج بتحويل جميع الفواتير الورقية إلى فواتير إلكترونية يمكن تناقلها من خلال المنصة الرقمية، ويتميز برنامج اصدار فواتير الكترونية من أوتو براكتس بالقدرة على دعم العملات المتعددة، وبالتالي تستطيع الشركات إصدار الفواتير لجميع العملاء بالعملة التي يختارونها، وذلك من خلال اختيار العملة المناسبة من خيار العملات المتاحة أثناء استخدام البرنامج.
يُقدم برنامج اصدار فواتير الكترونية الكثير من الفوائد، مثل:
- تعزيز الكفاءة: حيث يعمل البرنامج على تبسيط إصدار الفواتير ومُعالجتها وإرسالها خلال وقت قياسي، إلى جانب إمكانية إرسال تذكير الدفع بشكلٍ تلقائي.
- توفير التكاليف: يُساعد البرنامج على تقليل الكثير من التكاليف، وذلك من خلال الحد من تكاليف الطباعة والإرسال والمُعالجة الخاصة ب الفواتير الورقية، كما يعمل على الحد من عمليات إدخال البيانات بشكلٍ يدوي.
- تحسين التدفق النقدي: حيث يوفر البرنامج إمكانية حصول الشركات على المدفوعات بسرعة، وذلك من خلال تقليل المُدة الأزمة لمُعالجة وإرسال الفواتير، ومن ثمّ يُعزز هذا من التدفق النقدي للشركة، وبالتالي إعادة الاستثمار أو تسديد الديون.
- تحسين الدقة: يعمل برنامج اصدار فواتير الكترونية على الحدود من الأخطاء التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات بشكلٍ بدوب، ومن ثمّ ضمان المزيد من الدقة أثناء إصدارر الفواتير.
- زيادة الأمان: وذلك من خلال توفير منصة آمنة للقيام بإرسال واستلام الفواتير، وبذلك يضمن الحد من مخاطر التعرض للاحتيال أو حدوث انتهاك للبيانات.
برنامج اصدار فواتير الكترونية
مميزات برنامج اصدار فواتير الكترونية
يمتلك أي برنامج اصدار فواتير الكترونية الكثير من المزايا الهامة، ومنها ما يلي:
- الفوترة المؤتمتة: حيث يتم إصدار الفواتير بشكلٍ تلقائي، وبالتالي تسهيل عمل الشركات لإنشاء وإرسال الفواتير.
- تتبع المدفوعات: تستطيع الشركات تتبع المدفوعات والتحقق من استلامها خلال الوقت المُحدد لها.
- قوالب قابلة للتخصيص: والتي يوفرها البرنامج حيث تكون قابلة للتعديل، للوصول إلى تصميم يتناسب مع مُتطلبات الشركة.
- التكامل مع افضل برامج الحسابات : وذلك للتأكد من تسجيل ومُتابعة كافة الفواتير بشكلٍ دقيق.
كيف أصدر فواتير إلكترونية؟
سوف نطلع فيما يلي على كيفية إصدار الفواتير الالكترو
استخدام حل إلكتروني لإعداد الفواتير. يمنع إنشاء الفواتير يدويا ولن يتم اعتباره فاتورة إلكترونية
إضافة رمز الاستجابة السريعة على الفواتير الضريبية. هام: يجب أن تحتوي جميع الفواتير المبسطة على رموز الاستجابة السريعة بدأ من المرحلة المرحلة الأولى
تضمين رقم ضريبة القيمة المضافة للمشتري إذا كان مسجلاً. هام: تنطبق فقط على الفواتير الضريبية في المرحلة الأولى
(إختياري) XML إنشاء فواتير بتنسيق
(إختياري) استخدام تقنية مكافحة التلاعب بالفواتير الإلكترونية أو الإشعارات مثل الطوابع المشفرة والتجزئة
(إختياري) استخدام تقنيات أخرى مثل المعرف الفريد العالمي
ويجب أن تحتوي الفاتورة التي يتم إعدادها عن طريق برنامج اصدار فواتير الكترونية من أوتو براكتس على بعض البيانات الأساسية، مثل:
- بيانات البائع: مثل اسم الشركة، رقم التسجيل الضريبي من مصلحة الضرائب المصرية، معلومات الاتصال، مثل عنوان البريد الالكتروني ورقم الهاتف، العنوان التجاري.
- بيانات المشتري: مثل اسم العميل، العنوان، رقم التسجيل الضريبي للمشتري.
- التوقيع الرقمي: والذي يُعد ضروريًا لتأكيد صحة الفاتورة، وقد يكون في صورة رمز الاستجابة السريعة، مع ضرورة احتوائه على بيانات الفاتورة لتسهيل التأكد والمُتابعة.
- تفاصيل الفاتورة: مثل تاريخ إصدار الفاتورة، ورقم الفاتورة، وتاريخ الإنجاز، و صف الخدمة أو المنتج بدقة، والسعر للوحدة، والكمية المُباعة، وإجمالي المبلغ.
- معلومات الدفع: مثل طُرق السداد وهي حوالة أو بطاقة ائتمان أو نقدي.
- الضرائب: مثل نسبة الضريبة، والضرائب المطبقة على الخدمات أو المنتجات، وإجمالي المبلغ المضاف من الضرائب
ومن أهم النصائح التي بُمكن اتباعها لحماية الفواتير الناتجة عن أي برنامج اصدار فواتير الكترونية ما يلي:
- الالتزام بالمُمارسات الأمنية والتحديثات المُستمرة، وذلك للاستفادة من جميع المُميزات الخاصة بالفواتير الإلكترونية، بالإضافة إلى حماية أمان بيانات الشركة أو العميل.
- الحرص على استخدام افضل برنامج محاسبة متكامل الخاصة بإصدار الفواتير الالكترونية، وذلك لما تحتويه هذه البرامج من تحديثات أمنية فعالة.
- التدريب والتوعية المُستمرين لفريق العمل، وذلك للتأكد من قدرتهم على التعامل الدقيق والآمن مع جميع عمليات إصدار الفواتير.
- تحسين مستوى الأمان الخاص بالشبكة، وهذا من خلال استخدام أحدث تقنيات الآمان، مثل التشفير وجدار الحماية وتقنيات الحماية من الفيروسات.
- العمل على حماية الفواتير الإلكترونية عن طريق التواصل المُستمر وبشكلٍ وثيق مع فريق الأمان الخاص بالشركة، وذلك للتحقق من تطبيق كافة إجراءات الأمن الخاصة بعمليات إصدار الفواتير الالكترونية.
برنامج اصدار فواتير الكترونية
لماذا تختار أوتو براكتس كأفضل برنامج اصدار فواتير الكترونية؟
يتميز برنامج حسابات ومخازن ومبيعات ومشتريات لإصدار الفواتير الإلكترونية بالكثير من العوامل التي تجعله الخيار الأفضل لتنفيذ مهام إصدار الفواتير، بما يتناسب مع مُتطلبات الشركات، ومن أهم هذه العوامل ما يلي:
- يعمل على تقديم الدعم اللازم لجميع العملاء للتعامل السليم مع جميع المشاكل التي قد تحدث.
- يتميز البرنامج بالتوافق مع العديد من أنواع برامج المُحاسبة وغيرها من أنظمة العمل الخاصة بكل شركة.
- يحرص برنامج اصدار فواتير الكترونية على توفير كافة سُبل الحماية والأمان، مثل تخزين البيانات بشكلٍ آمن، واستخدام أحدث تقنيات التشفير.
- يتوفر البرنامج بسعرٍ مُناسب لجميع أنواع العملاء
- تم تصميم البرنامج ليكون ذا واجهة مُستخدم سهلة التنقل والاستخدام.
وهكذا نكون قد تعرفنا على أهمية وجود برنامج اصدار فواتير الكترونية من أوتو براكتس لتعزيز مستوى الإنتاج والخدمات التي يتم تقديمها، كما تعرفنا على كيفية إصدار هذه الفواتير، وأهم العناصر التي يجب أن تُوجد بها.
الأسئلة الشائعة:
كيف يتم ربط الفاتورة الإلكترونية؟
يتم ربط الفاتورة الإلكترونية خلال وقت مُحدد وبشكلٍ إلزامي مع المنصة الرسمية لهيئة الزكاة والطريبة وهيئة الجمارك.
ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية؟
يختلف تصميم الفاتورة من شركة لأخرى، ولكن يجب أن تحتوي على بيانات البائع أو الشركة ،وبيانات العميل بشكلٍ أساسي.
ما هو الربط الإلكتروني للفواتير؟
هي المرحلة الثانية من نظام الفواتير الالكترونية، والتي تلي عملية إصدارة الفاتورة، وبذلك بُمكن التأكد من صحة هذه الفواتير والموافقة عليها.
