الدورة المستندية للمبيعات والمشتريات هي الجزء الأهم في العمليات الحسابية الخاصة بالشركات وتبدأ بها الدورة المحاسبية، أما الهدف منها فهو تسجيل جميع الأمور الخاصة بعملية البيع والشراء وكذلك توثيق المستندات الخاصة بـ كلاهما، علما بأن خطوات الدورة المستندية محددة ومنظمة حيث تمر بعدة مراحل هامة، فهي تبدأ بعملية استلام الطلبات والعروض وصولا إلى إصدار الفواتير والتوجيه المحاسبي، كما أن تطبيق الدورة المستندية للمشتريات والمبيعات بدقة يعمل على تقدم الشركة وتحقيق أهدافها.
ما هي الدورة المستندية؟
هي عملية بسيطة في الدورة المحاسبية حيث تتضمن القيام بتسجيل جميع الأمور الخاصة بعمليات البيع والشراء داخل الشركة، هذا بالإضافة إلى توثيق المستندات الخاصة بهذه العمليات.
وتعد الدورة المستندية هي الخطوة الأولى في الدورة المحاسبية الناجحة والتي يتم خلالها تتبع دقيق لمراحل البيع والتي تبدأ بإصدار الأوراق المطلوبة لهذه العملية مرورا بإدارة عمليات البيع بدقة وصولا إلى مراحل شحن المنتج إلى العميل.
لذلك فهي جزء لا يتجزأ من نجاح الشركات والمؤسسات والوسيلة الأسهل لكي تصل إلى أهدافها المنشودة.
لماذا نحتاج إلى الدورة المستندية؟
هناك العديد من الأمور التي تجعل الدورة المستندية للمبيعات والمشتريات ضرورية ومن أهمها ما يلي:
- تساعد الشركات على حسن إدارة وتنظيم العمليات الحسابية الخاصة بالبيع والشراء مما يوفر الوقت والجهد والمال بالإضافة إلى المساعدة في الحصول على أفضل الصفقات.
- تضمن عملية البيع والشراء المستمر دون انقطاع، حيث تساعد في تقديم مجموعة مميزة من العروض مثل عرض سعر المورد والطلبات الخاصة به وكذلك تنظيم الطلبات بالإضافة إلى إصدار الفواتير بطريقة دقيقة.
- تعمل على تقليل النفقات مما يعمل على زيادة معدل الربح وإدارة عمليات البيع والشراء بدقة.
- تساعد على مقارنة الأسعار المختلفة الخاصة بالموردين واختيار الأفضل منها.
- طلب عرض السعر مما يجعل عملية الحصول على البضائع أسرع وأسهل.
- تساهم في إصدار أوامر الشراء بسهولة وبدون أخطاء تذكر.
- يتم إصدار التقارير الخاصة بالدورة المستندية للمصروفات والإيرادات بسهولة تامة.
- تسهل عملية التفاعل بين أقسام الشركة بعضها البعض.
- أداة هامة تتيح لمديري الشركات اتخاذ القرارات الصحيحة.
أنواع الدورات المستندية
هناك العديد من أنواع الدورات المستندية والتي تطبق بشكل احترافي داخل المؤسسات، ومن أهمها ما يلي:
أولََا:الدورة المستندية لقسم المشتريات
هي الدورة المستندية الخاصة بجميع عمليات الشراء التي تتم داخل الشركة والتي تتضمن توثيق جميع تفاصيلها وذلك بعد التأكد من جميع المستندات والفواتير وتحديد النواقص.
ثانيََا:الدورة المستندية لقسم المبيعات
تهتم بكل التفاصيل الخاصة بقسم المبيعات حيث تتضمن التفاصيل الخاصة بالمنتج بالإضافة إلى عروض الأسعار التي يتم تقديمها للعملاء، وتشمل فواتير المبيعات والأذن الخاص باستلام النقود.
ثالثََا: الدورة المستندية للمستودعات أو المخازن
تختص هذه الدورة بمختلف التفاصيل الخاصة بالمنتجات التي تحتوي عليها المخازن، وجميع العمليات المرتبطة بها مثل عمليات الجرد وطلب الشراء وكذلك طلبات الصرف التي يتم تسجيلها بشكل يومي.
رابعََا: الدورة المستندية للتدفقات النقدية الصادرة والواردة
تهدف إلى تسجيل جميع التدفقات النقدية الصادرة وكذلك الواردة للشركة، وذلك من أجل ضمان تسجيلها بطريقة صحيحة ودقيقة حتى يتم تفادي أي أخطاء.
ويرجع ذلك إلى أن الدورة المستندية هي الخطوة الأولى في إعداد التقارير المالية الخاصة بالشركة فهنا تساعدها هذه الدورة في أن تكون صحيحة ودقيقة.
أقسام الدورة المستندية
هناك العديد من الأقسام التي تحتوي عليها الدورة المستندية حيث تشمل كل مما يأتي:
- المقبوضات النقدية: تشمل جميع الأموال التي يتم تحصيلها من الأنشطة القائمة بشكل نقدي.
- المشتريات النقدية: هي جميع المشتريات التي يتم شراؤها من قبل الشركة بطريقة نقدية.
- المشتريات الآجلة: جميع المنتجات التي تقوم الشركة بشرائها ويتم الدفع على شكل دفعات مؤجلة.
- المبيعات الآجلة: هي تلك المبيعات التي تخرج من الشركة ويتم سدادها فيما بعد من قبل العملاء
- المصروفات النقدية: هي عملية حسابية تشمل حساب الأرباح والخسائر وجميع المصروفات والأمور التي تختص برأس المال.
- القيود المحاسبية: يقصد بها الحسابات الختامية وكذلك الهالك السنوي بالإضافة إلى الرواتب الخاصة بالعاملين.
- المستودعات: هو القسم الخاص بإدارة المخزون ومراقبته.
مراحل الدورة المستندية وكيفية إعدادها
تمر الدورة المستندية بعدة مراحل هامة وهي على النحو التالي:
1.طلب الشراء
هي المرحلة الأولى التي تمر بها مراحل الدورة المستندية وتتم بناء على الاحتياجات المطلوبة من قبل المخزن، حيث تضم النواقص والكميات المطلوب شراؤها.
- أمر الشراء
يعني توفير مجموعة من العروض الخاصة بالأسعار التي يتم اختيار الأفضل من بينها.
- إنشاء إذن
يتم خلال هذه المرحلة إنشاء إذن من أجل إخراج البضائع المطلوبة من المخازن.
- إصدار فاتورة الشراء
تعد الخطوة الأخيرة في عملية الشراء حيث يتم إصدار الفواتير الخاصة بالبضائع، مع طلب إضافة هذه البضائع للمخزن، ثم توزيعها بعد ذلك على فروع الشركة الأخرى.
ما هو الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية؟
هناك فرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية على الرغم من ارتباط كليهما معآ، وإليكم أهم التفاصيل فيما يلي:
أولََا: الدورة المحاسبية
هي جميع العمليات الحسابية التي ترتبط مع بعضها البعض وتعتمد أيضا على بعضها.
-هدفها
إعداد الدفاتر المالية بالإضافة إلى مراجعة الميزانية و أيضا إنشاء القوائم المالية.
-خطواتها
- تسجيل جميع المعاملات المالية في الدفاتر وتحليلها.
- الترحيل إلى دفتر الأستاذ.
- إعداد الميزانية وإجراء التسويات.
- إعداد التقارير النهائية الخاصة بالمالية.
ثانيََا: الدورة المستندية
تبدأ بها الدورة المحاسبية حيث تعد أولى مراحلها، وتتضمن تسجيل جميع الأمور التي تحدث داخل الدورة المحاسبية.
-هدفها
- تسجيل وتوثيق جميع الأمور المالية.
- تعزيز جميع فرص الرقابة الداخلية.
- ضمان تسجيل دقيق للبيانات.
-خطواتها
- إعداد جميع المستندات.
- مراجعة هذه المستندات.
- تسجيلها ثم أرشفتها.
فوائد أتمتة الدورة المستندية
تنطوي عملية أتمتة الدورة المستندية على عدة فوائد، وهي على النحو التالي:
- تساعد في تقليل عدد النفقات وزيادة معدل الإنتاج وبالتالي زيادة مقدار الربح.
- إدارة عمليات الشراء والبيع بطريقة أكثر فاعلية.
- تساعد الشركات على توفير الوقت وكذلك مقدار المال وذلك من خلال تحسين كفاءة الشراء.
- تساهم في مقارنة العروض واختيار الأفضل من بينها وبالتالي توفير نفقات الشراء.
- تسرع من عملية إصدار الأوامر وطلب عروض الشراء.
- تحسن مراقبة المخازن مما يساعد على تجنب النفاذ.
AUP أفضل برنامج لإعداد الدورة المستندية للمبيعات والمشتريات
هناك مجموعة من الفوائد التي تعود على الشركات عند استخدام برنامج AUP في إعداد الدورة المستندية الخاصة بالمبيعات والمشتريات وهي على النحو التالي:
- يعمل نظام AUP على تنظيم وإدارة عمليات البيع والشراء بكفاءة عالية.
- يضمن للشركات الحصول على أفضل الصفقات وذلك بفضل الدقة التي يعمل بها البرنامج إلى جانب توفير الوقت والجهد والمال.
- إدارة منظمة حيث يساعد على إدارة عمليات البيع والشراء بطريقة احترافية.
- رفع معدل الربح وتقليل النفقات والمصروفات.
- نظام متكامل يضمن خطة احترافية لجميع المؤسسات حيث يوجد الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة وكذلك الدورة المستندية لمصنع ملابس بالإضافة إلى الدورة المستندية للمطاعم وهكذا.
- يحسن من عمليات الشراء حيث أنه يحقق التوفير المالي في واقع زمني ملموس.
- يساعد على مقارنة جميع أسعار الموردين، الأمر الذي يساهم في الحصول على أفضل المواد بأفضل الأسعار.
- يوفر الوقت عن طريق تسريع عملية إصدار طلبات الشراء وطلب العروض.
- تحسين عملية مراقبة المخزون داخل الشركات، مما يساعد على تفادي عملية نفاذ المنتجات بشكل مفاجئ.
الخاتمة
الدورة المستندية هي أساس الدورة المحاسبية والمرجع الأساسي لجميع المستندات وذلك من عملية إصدارها حتى وصولها إلى تقديم التقارير، حيث أنها تهتم بتسهيل العمليات الحسابية الخاصة بالشركات وعمل مراقبة كاملة عليها، كما أنها تراعي أن تكون جميع المعلومات المذكورة داخل المستندات ميسرة وبسيطة وسهلة الفهم، هذا إلى جانب كونها تساعد في حفظ حقوق العملاء وتحديد الوظائف الخاصة والمسؤوليات التابعة لكل قسم داخل الشركة.