برنامج تسجيل فواتير المشتريات مفيد جداً لاصحاب الشركات والمحلات التجارية، حيث يساعدهم على إنشاء العديد من فواتير البيع والشراء، وفي هذا المقال سنوضح لكم المزيد من المعلومات عن هذا البرنامج فتابعونا….
ما هو فواتير المشتريات؟
هو برنامج إلكتروني يستخدم في إدارة الأنشطة التجارية، ويعتبر من أهم البرامج الخاصة إدارة المشاريع ومصمم بلغة برمجة، وبالرغم من كونه برنامج واحد إلا إنه يحتوي على العديد من البرامج الفرعية مثل: برنامج الفواتير، وبرنامج المحاسبة، وبرنامج إدارة المخازن، وبرنامج إدارة المخازن والمبيعات والمشتريات، وبالتالي فهو يعد من أفضل برامج المشتريات والمبيعات وإدارة المخازن.
ما هو الفرق بين فاتورة المبيعات و فاتورة المشتريات؟
تتشابه كثيراً فاتورة المبيعات مع فاتورة المشتريات في الشكل، ولكن يكمن الفرق بينهما في أن فاتورة البيع تتضمن رقم مخصص للفاتورة يساعد في تتبع معاملة البيع ويضمن لك أن كل فاتورة مبيعات مختلفة عن غيرها، بالإضافة إلى وجود تاريخ البيع لمعرفة تاريخ استحقاق الدفع، وكذلك وقت تقديم التقارير الضريبية مع وجود أسماء وعناوين البائع والعميل، كما يتم إضافة وصف للسلع أو الخِدمات بشكل تفصيلي ثم المبلغ الإجمالي وشروط الدفع وكذلك يتم إضافة الضرائب المستحقة على البيع، مع نوع الضريبة ونسبتها.
كذلك فاتورة البيع تقدم في منتصف الصفقة حتى يتم إعلام المشتري بالسلع التي قام بشرائها، فاتورة البيع تستخدم أيضاً في تسجيل المبلغ المدفوع أو توضيح الديون.
أما عن فاتورة الشراء فهي تقدم في نهاية المعاملة، وهي تحتوي على اسم المورد والعنوان، بالإضافة إلى رقم القيد وكذلك العلامة التجارية أو الختم مع تاريخ إصدار تلك الفاتورة، وكمية السلع مضروبة في سعر الوحدة بالإضافة إلى الإجمالي العام ورقم المطلوب من للدفع وتثبت الفاتورة التعاقد مع الجهة المستفيدة، وهي الضمان للمستهلكين بملكية السلعة أو المنتج، وكلا من فاتورة البيع والشراء لهما نفس الوظيفة، حيث تتفقان في البيانات المستخدمة في إنشاء البيانات المالية.
برنامج تسجيل فواتير المشتريات
أهمية برنامج تسجيل فواتير المشتريات
تكمن أهمية برنامج تسجيل فواتير المشتريات في التالي:
- توفير عدد لا نهائي من فواتير المشتريات وأيضاً فواتير مرتجعات المشتريات، كما يقوم البرنامج بإصدار فواتير المشتريات، ويتيح إضافة كل بيانات الأصناف والموارد مع توفير الإمكانية للبحث عن الفواتير التي يقوم بإصدارها.
- بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يتم استخدام نظام تخطيط موارد المنشأة erp وهو أحد أنظمة البرمجة والذي يعمل على مساعدة المؤسسات على تسهيل العمليات الرئيسية بها، كما يساعد في تسهيل عمليات التمويل والتصنيع.
- بالإضافة إلى تقسيط العمليات الخاصة بالموارد البشرية والتوريدات والمبيعات والتجهيز لعمليات الشراء، وتوفير مصدر للحقائق.
- ويتم إثبات كل عمليات البيع عن طريق الدورة المستندية للمبيعات والمشتريات التي تقوم بها الشركة بدايةً من الأسعار التي يطلبها العميل.
- وبعدها تقوم الشركة بتقديم العرض الخاص بها، وبناءً على ذلك يتم إصدار أمر البيع ثم فاتورة بها قيمة المبيعات، وبعدها يتم إصدار إذن صرف البضاعة وإيصال الإستلام الذي يحتوي على القيمة النقدية.
- أما عن الدورة المستندية للمشتريات ففيها يتم إثبات الحركات النقدية وعمليات الشراء الخاصة بالمستندات، حيث تبدأ هذه العمليات باستلام طلب الشراء من المورد.
- وبعدها يقوم المورد بإعلان السعر الخاص به، ثم بعد ذلك تصدر الشركة أمر الشراء، ومن ثم إصدار فاتورة تحتوي على قيمة المشتريات من المورد.
- حتى يتم إصدار إشعار عند استلام البضاعة، وأخيراً يتم إصدار إذن الصرف الذي تصدره الشركة
برنامج تسجيل فواتير المشتريات
لماذا AUP أفضل برنامج تسجيل فواتير المشتريات؟
يعتبر AUP أفضل برنامج تسجيل فواتير المشتريات للمميزات التالية:
- يعمل على المساهمة في تبسيط عملية إصدار الفواتير ثم مُعالجتها وإرسالها في زمن قياسي بالإضافة إلى وجود إمكانية تشغيل اشعارات تذكير الدفع على نحو تلقائي.
- التوفير في التكاليف عبر الحد من كل تكاليف الطباعة ثم الإرسال وبعدها في حالات الفواتير الورقية، كما يساهم في الحد من إدخال البيانات بطريقة يدوية.
- تحسين التدفقات النقدية لأنه يوفر إمكانية حصول كل الشركات على المدفوعات بشكل أسرع عبر تقليص مدة معالجة وإرسال الفواتير، مع تحسين الدقة والحد من الأخطاء التي تحدث في أثناء إدخال البيانات بشكل يدوي.
- زيادة الأمان عبر توفير منصة تكون آمنة للقيام بعملية إرسال واستلام كل الفواتير، بما يضمن الحد من كل مخاطر التعرض للاحتيال أو حدوث أي انتهاكات للبيانات.
وبهذا القدر وصلنا لختام مقالنا اليوم عن برنامج تسجيل فواتير المشتريات، حيث تحدثنا عن فواتير المبيعات والمشتريات والفرق بينهما وغيرها من المعلومات المهمة بخصوص هذا الشأن.
