تعتبر عملية ادارة المخزون والمشتريات من العناصر التشغيلية الهامة التي تنظم عملية نجاح المؤسسات والشركات، ويتطلب ذلك القدرة على تحقيق التوازن بين جميع عناصرها، حيث أن عملية إدارة هذه العناصر بشكل احترافي هي الخطوة الأولى نحو النجاح وتحقيق الأهداف المنشودة، علما بأن ادارة المخزون والمشتريات من المحاور الأساسية التي تؤثر على عملية الاستدامة داخل المؤسسة وكذلك تحقيق أعلى قدر ممكن من الإيرادات، وهذا يعني أن عملية الشراء الناجحة لا تكتمل بدون حسن إدارة المخزون، مع الاهتمام ب نظام إدارة المستودعات.
ما هي إدارة المشتريات ؟
ادارة المشتريات هي عملية تتطلب حسن إدارة الأنشطة والإجراءات الخاصة بمتابعة حركة المشتريات التي يتم الحصول عليها من الموردين مع الحرص أن يتم اختيار أفضل منتجات بأحسن جودة وأقل سعر في السوق وهذا من خصائص إدارة المشتريات الناجحة.
كما أنها تحقق أهداف الشركة من خلال تقليل النفقات وزيادة هامش الربح ووضع مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة من أجل نجاح عملية إدارة المشتريات.
ويتضمن عملها متابعة المخزون وكذلك تحديد الاحتياجات، مع الحرص على عدم تخزين مواد زيادة عن المطلوب ورفع نسبة التكاليف.
ما هي إدارة المخزون؟
ادارة المخزون هي عملية تتضمن مراقبة جميع الإجراءات الخاصة بتدفق المخزون من الموردين إلى الشركة، وتشمل متابعة عملية الطلب والبيع وكذلك كل من عملية التخزين وعملية الإنتاج، وتنقسم هذه العملية إلى إدارة المخزون الخاص بأحد الأصناف أو إدارة المخزون الخاص بالشركة ككل.
كما تستند إليها عملية التوافق بين الطلب والإنتاج، مع الحرص على تقليل النفقات وزيادة هامش الربح.
علما بأن عملية إدارة المخزون تختلف من مجال لآخر من حيث الأولويات وكذلك طريقة التخزين ومدته.
ما الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن؟
بعتبر كل من نظام إدارة المخازن، وعملية إدارة المخزون وجهان لعملة واحدة، حيث أن عملية إدارة المخازن تتلخص في الاهتمام بجميع الإجراءات الخاصة بعملية التخزين والتوزيع.
أما عملية إدارة المخزون فهي نظرية إلى حد ما حيث تهتم بتحليل البيانات وإدارة المعلومات الخاصة بالمخزون.
علمََا بأن هدف كلاهما واحد وهو توفير الاحتياجات المطلوبة من المخزون وتوفير النفقات إلى جانب زيادة هامش الربح مع العمل على تحقيق التوازن بين الطلب والإنتاج والمخزون أيضا.
كما أن كلاهما من العناصر الهامة في عملية إدارة الأعمال نظرََا لقدرة كلاهما على تحقيق النجاح والأهداف المنشودة للشركات والمؤسسات بشكل عام.
ادارة المخزون والمشتريات
ما العلاقة بين المشتريات والمشروعات؟
ترتبط كل من المشروعات والمشتريات معا بعلاقة وثيقة حيث أن إدارة المشتريات هي جزء لا يتجزأ من المشروعات وأحد أهم عناصرها.
علمََا بأن إدارة المشروعات تضم المشتريات لأنها أحد فروعها وهذا يعني أنها أعم وأشمل منها.
وتتضمن مهام إدارة المشروعات مراقبة الجودة وحسن إدارة الوقت بالإضافة إلى تقليل النفقات والتواصل مع العملاء وغيرها.
أما إدارة المشتريات يقتصر عملها على الحصول على البضائع من التجار والموردين بأعلى جودة وأقل سعر، أي الحصول على المنتجات الخارجية وذلك من أجل ضمان نجاح المشروع.
العلاقة بين ادارة المخزون والمشتريات
هناك علاقة وثيقة بين كل من ادارة المخزون والمشتريات وذلك يرجع إلى أن كل منهما يكمل الآخر.
كما أن الاعتماد المتبادل بين كلاهما يساهم في نجاح المشروعات وزيادة حجم الإيرادات.
علمََا بأن عملية إدارة المخزون تتطلب حسن تجهيز المخازن للبضائع التي يتم شراؤها، كما أن تنظيم العلاقة بين كلاهما يساعد على كل مما يلي:
- تحسين العملية التخزينة.
- التعرف على معدلات الاستخدام ومحاولة تنظيم المخزون ليتناسب معها.
- توفير المقدار اللازم من البضائع الذي يلبي احتياجات الشركة.
- العمل على تنظيم الأصناف وكذلك ضمان عملية دوران المخزون.
ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
هناك مجموعة من الأهداف التي تسعى إدارة المشتريات لتحقيقها ومن أهمها، ما يلي:
- الحصول على جميع احتياجات المؤسسة بأعلى جودة وأقل سعر.
- شراء منتجات تتناسب مع احتياجات الشركة.
- توفير الأجهزة التي تساهم في سير عملية الإنتاج بطريقة منظمة.
- ترشيد عملية الشراء وتقليل النفقات والتكاليف.
ما هي أهداف إدارة المخزون؟
تنطوي عملية إدارة المخزون على عدة أهداف وهي على النحو التالي:
- التخزين: يعتبر من أهم أهداف عملية إدارة المستودعات المخازن، هو تخزين المنتجات ويتضمن ذلك حسن الاحتفاظ به في مكان آمن ومناسب يسهل الوصول إليه، إلى جانب مراعاة أن يكون منخفض التكلفة
- الأمان: تهدف عملية إدارة المخزون إلى توفير أعلى قدر من الأمان والسلامة للبائع، وذلك من خلال توفير مساحة تتناسب مع حجم البضائع، هذا بالإضافة إلى التعاقد مع متخصصين في هيئة الأمن والسلامة.
- تنظيم عملية الإنتاج: تساعد عملية إدارة المخزون على حسن التعامل مع عملية الإنتاج وذلك من خلال التعرف على المعدلات المتوفرة من البضائع ومحاولة التنسيق بين الكميات المطلوبة والمتوفرة، لأن ذلك يعمل على تقليل كل من التكلفة والضغط.
- تقليص الأضرار: تساعد عملية إدارة المخزون على تفقد البضائع ومعرفة التلفيات أو السرقة، هذا بالإضافة إلى تفقد إذا كان هناك كميات إضافية تؤدي إلى فساد باقي البضائع المطلوبة أو لا.
- حسن استغلال المساحات وإدارة الموارد البشرية وكذلك المعدات.
- سهولة الوصول إلى الموارد المتاحة، ومراقبة المخزون وحفظ السجلات.
مهام ادارة المخزون والمشتريات
تنطوي عملية ادارة المخزون والمشتريات على عدة مهام، وهي على النحو التالي:
أولََا : مهام إدارة المشتريات
تشمل مهام إدارة المشتريات كل مما يلي:
- البحث الدائم عن أفضل الموردين الذين يقومون بتوفير القدر المطلوب من البضائع بأفضل جودة وأقل سعر.
- الحرص على اختيار موردين موثوقين ولديهم القدرة على توفير بضائع تتلاءم مع معايير واحتياجات الشركة.
- التفاوض الناجح مع جميع الجهات لضمان الوصول إلى حلول مُرضية وشروط متوازنة في الاتفاقيات والتعاقدات المختلفة.
- إصدار أوامر الشراء في الوقت المناسب مع تحديد مواصفات المنتجات المطلوبة، وكذلك معالجة هذه الأوامر بدقة.
- المتابعة الجيدة للطلبات حتى لا يتم مخالفة الشروط وتسليمها في المواعيد المحددة لها.
- مراقبة التكاليف وحسن ترشيدها، وحسن التفاوض على أفضل الأسعار.
- بناء علاقات طيبة مع الموردين وحل المشكلات وتجنب النزاعات.
ثانيََا: مهام إدارة المخزون
تشمل مهام إدارة المخزون، كل مما يأتي:
- حسن تصنيف المخزون وإضافة رقم تسلسلي لكل منتج بحيث يسهل الوصول إليه.
- ترتيب وتنظيم البضائع داخل المخازن.
- ضمان سلامة المنتجات وذلك من خلال الفحص والترتيب والتنظيم وحسن استقبال البضائع، والتأكد من جودتها ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها.
- الجرد الجيد للمخزون، ومطابقة الكميات النظرية بالكميات الفعلية.
ادارة المخزون والمشتريات
AUP افضل نظام لإدارة المشتريات والمخازن بفعالية
تتطلب عملية ادارة المخزون والمشتريات الاستعانة بنظام محاسبي يعمل على حسن إدارتها ومن أفضل هذه البرامج AUP، ويرجع ذلك إلى ما يلي:
- يعمل على تتبع المخزون بطريقة احترافية.
- إدارة مثالية للمخازن وتقليل النفقات.
- توزيع المنتجات بطريقة منظمة وكذلك مراقبة المستودعات بدقة.
- يمتلك أدوات متقدمة لإدارة المخزون.
- يضع العديد من الملاحظات الخاصة بالتركيب والتسليم وربطها مع البضائع المخزنة.
- يوفر تحكم كامل في إدارة المخزون عن طريق تسوية المخزون وإصدار تقارير دقيقة بذلك.
- متابعة المخزون بطريقة احترافية ومعرفة المواد التالفة وكذلك منتهية الصلاحية وغيرها.
- تقليل اخطاء محاسبية وتحسين الكفاءة.
- لديه مرونة كاملة في التعامل مع الأصناف المختلفة.
- يتكيف مع جميع الأنظمة بسهولة.
الخاتمة
تتطلب عملية ادارة المخزون والمشتريات توجيه عملية الشراء وكذلك تحليل البيانات مع الحرص على تطوير العلاقات مع الموردين مع ترشيد عملية الشراء من أجل توفير النفقات، إلى جانب حسن إدارة المخزون والتحقق منه، واستلام ومعالجة الشحنات، ونظرا للأهمية هذه العملية يتم الاستعانة بأحد البرامج المحاسبية مثل برنامج حسابات ومخازن ومبيعات ومشتريات من أوتو براكتس.
